Facturación electrónica: que é e como se fai? Descobre as súas vantaxes!

A facturación é unha tarefa común en todas empresas, coa excepción dos supostos da simplificada. As facturas existen desde a antiga Mesopotamia, pero fóronse modernizando. Pero, que é unha factura? Repasámolo: A definición da RAE é a seguinte: “Conta en que se detallan co seu prezo os artigos vendidos ou os servizos realizados e que se entrega ao cliente para esixir o seu pago.” Probablemente non haxa demasiada xente que lembre unha factura feita a man, xa que o uso do computador normalizouse a nivel empresarial xa hai bastantes anos, o que facilitou os procesos de xestión administrativa. É o método máis utilizado actualmente, pero en ocasións pode ser complicado verificar a autenticidade e legalidade dunha factura, sendo obxecto de posibles fraudes. Por iso, proliferou a facturación electrónica, xa que ofrece beneficios adicionais. A factura electrónica é un comprobante de pago, do mesmo xeito que a factura tradicional, pero emitida en formato dixital a través de plataformas especializadas. Beneficios para as empresas

• Axiliza trámites e simplifica procedementos.
• Reduce custos de operacións e administrativos.
• Maior control dos documentos contables: especialmente útil pola obrigación de conservalos.
• Acceso rápido e fácil: toda a facturación estará dispoñible e organizada.
• Maior seguridade.
• Sistema de facturación gratuíto en formato universal.
• Aforro en papel e impresión e redución de espazo de arquivo físico.

FACe: o sistema de facturación da administración pública

  FACe, segundo a súa web oficial, é o “Punto Xeral de Entrada de Facturas na Administración Xeral do Estado”, o que permite remitir facturas en formato electrónico aos organismos das administracións que traballen baixo este formato. Encádrase dentro dos obxectivos da Lei 25/2013, de impulso da factura electrónica e creación do rexistro contable de facturas no sector público. Unha das consecuencias desta normativa é a obriga, desde o 15 de xaneiro de 2015, de facturar ao sector público unicamente de forma electrónica. Calquera administración pública pode adherirse a este formato para poder xestionar todas as facturas desde o mesmo lugar. FACe está elaborada para que as empresas e autónomos adxudicatarios de contratos públicos de obras, servizos ou subministracións, poidan presentar as facturas dos traballos executados. O programa FACe de factura electrónica desenvolveuse coa finalidade de:

• Dispoñer dun formato unificado e codificado para a presentación e consulta de documentos.
• Facilitar a integración cos programas de facturación das empresas para que se conecten de forma automática ao sistema.
• Dispoñer dun xerador de facturas gratuíto a través da aplicación pública Facturae para empresas e autónomos.

Para acceder ao envío e consulta de facturas é necesario dispoñer dun certificado dixital, unha firma electrónica ou ter activado o sistema Cl@ve. Que servizos ofrece?

• Validar e visualizar facturas, así como consultar as emitidas.
• Emitir facturas: pódense remitir ás administracións adheridas a FACe como a outras administracións indicando o código DIR3 correspondente.
• Comprobar CSV como xustificante.
• Xestión de certificados: para validar os certificados, claves ou firmas electrónicas.
• Directorio de servizos de facturación integrados co sistema e de unidades FACe, é dicir, as entidades públicas adheridas.

Unha das vantaxes do sistema FACe é a súa integración con Facturae e outras aplicacións de facturación privadas, o que facilita o traballo dos provedores públicos.

Que é o RCF? Para que se utiliza? O Rexistro Contable de Facturas é unha ferramenta que regula o rexistro tanto das facturas en papel como as electrónicas. Desenvolveuse coa finalidade de:

• Controlar o gasto público e facer un seguimento orzamentario máis exhaustivo.
• Reducir a morosidade no sector público.

A través deste portal créase un rexistro de entrada e un código de verificación que serve como xustificante e facilita a consulta para ver en que estado atópase a tramitación. Para iso é imprescindible que as facturas electrónicas estean estruturadas, é dicir, emitidas nun formato ou linguaxe común, para así completar o proceso automaticamente. Para entender o seu funcionamento, imos visualizar o fluxo de información no RCF.  

CASO XERAL

  [[IMAXE_4]]

CASO DE FATURAS ELECTRÓNICAS

[[IMAXE_5]]   É importante revisar a información antes de proceder ao rexistro, xa que como se pode ver nas infografías, serían devoltas en caso de erros, o que atrasaría o pago da administración. A obrigación da facturación electrónica debería de ser unha oportunidade para os empresarios e non un problema, xa que as súas vantaxes son enormes. Unha vez de ter que implementalo para a facturación coa administración, tamén se debería de aproveitar este método para a facturación privada. Desenvolvementos e aplicacións: a factura negociable A factura negociable é un instrumento financeiro ideal para as empresas que necesitan liquidez. É a terceira copia dunha factura e no caso das facturas electrónicas, convértense en negociables ao ser rexistradas #ante unha institución de compensacións e liquidacións de valores. Nalgúns países, a facturación electrónica ha evolucionado da man da regulación e está moito máis desenvolvida, permitindo integrar as plataformas de facturación con plataformas de factoring ou anticipo de facturas. Se a factura envíase correctamente, só necesítase o xustificante para anticipar o diñeiro e así financiarse. Ademais, poderíase integrar unha plataforma de factoring ou anticipo de facturas como Inversa no sistema de facturación, eliminando intermediarios e axilizando as xestións. Que boa idea, verdade? Pois sinto dicirvos que en España aínda non sería posible debido á normativa. En Latinoamérica este asunto está máis regulado e desenvolvido que aquí, especialmente en Perú, onde xa está en uso. Desde Inversa esperamos que non tarde moito en poder implementarse aquí e poder sacarlle partido.