Facturación electrónica: ¿qué es y cómo se hace? ¡Descubre sus ventajas!

La facturación es una tarea común en todas empresas, con la excepción de los supuestos de la simplificada. Las facturas existen desde la antigua Mesopotamia, pero se han ido modernizando. Pero, ¿qué es una factura? Lo repasamos: La definición de la RAE es la siguiente: “Cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.” Probablemente no haya demasiada gente que recuerde una factura hecha a mano, ya que el uso del ordenador se ha normalizado a nivel empresarial ya hace bastantes años, lo que ha facilitado los procesos de gestión administrativa. Es el método más utilizado actualmente, pero en ocasiones puede ser complicado verificar la autenticidad y legalidad de una factura, siendo objeto de posibles fraudes. Por ello, ha proliferado la facturación electrónica, ya que ofrece beneficios adicionales. La factura electrónica es un comprobante de pago, al igual que la factura tradicional, pero emitida en formato digital a través de plataformas especializadas. Beneficios para las empresas

• Agiliza trámites y simplifica procedimientos.
• Reduce costes de operaciones y administrativos.
• Mayor control de los documentos contables: especialmente útil por la obligación de conservarlos.
• Acceso rápido y fácil: toda la facturación estará disponible y organizada.
• Mayor seguridad.
• Sistema de facturación gratuito en formato universal.
• Ahorro en papel e impresión y reducción de espacio de archivo físico.

FACe: el sistema de facturación de la administración pública

  FACe, según su web oficial, es el “Punto General de Entrada de Facturas en la Administración General del Estado”, lo que permite remitir facturas en formato electrónico a los organismos de las administraciones que trabajen bajo este formato. Se encuadra dentro de los objetivos de la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público. Una de las consecuencias de esta normativa es la obligación, desde el 15 de enero de 2015, de facturar al sector público únicamente de forma electrónica. Cualquier administración pública puede adherirse a este formato para poder gestionar todas las facturas desde el mismo lugar. FACe está elaborada para que las empresas y autónomos adjudicatarios de contratos públicos de obras, servicios o suministros, puedan presentar las facturas de los trabajos ejecutados. El programa FACe de factura electrónica se ha desarrollado con la finalidad de:

• Disponer de un formato unificado y codificado para la presentación y consulta de documentos.
• Facilitar la integración con los programas de facturación de las empresas para que se conecten de forma automática al sistema.
• Disponer de un generador de facturas gratuito a través de la aplicación pública Facturae para empresas y autónomos.

Para acceder al envío y consulta de facturas es necesario disponer de un certificado digital, una firma electrónica o tener activado el sistema Cl@ve. ¿Qué servicios ofrece?

• Validar y visualizar facturas, así como consultar las emitidas.
• Emitir facturas: se pueden remitir a las administraciones adheridas a FACe como a otras administraciones indicando el código DIR3 correspondiente.
• Comprobar CSV como justificante.
• Gestión de certificados: para validar los certificados, claves o firmas electrónicas.
• Directorio de servicios de facturación integrados con el sistema y de unidades FACe, es decir, las entidades públicas adheridas.

Una de las ventajas del sistema FACe es su integración con Facturae y otras aplicaciones de facturación privadas, lo que facilita el trabajo de los proveedores públicos.

¿Qué es el RCF? ¿Para qué se utiliza? El Registro Contable de Facturas es una herramienta que regula el registro tanto de las facturas en papel como las electrónicas. Se ha desarrollado con la finalidad de:

• Controlar el gasto público y hacer un seguimiento presupuestario más exhaustivo.
• Reducir la morosidad en el sector público.

A través de este portal se crea un registro de entrada y un código de verificación que sirve como justificante y facilita la consulta para ver en qué estado se encuentra la tramitación. Para ello es imprescindible que las facturas electrónicas estén estructuradas, es decir, emitidas en un formato o lenguaje común, para así completar el proceso automáticamente. Para entender su funcionamiento, vamos a visualizar el flujo de información en el RCF.  

CASO GENERAL

CASO DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

  Es importante revisar la información antes de proceder al registro, ya que como se puede ver en las infografías, serían devueltas en caso de errores, lo que retrasaría el pago de la administración. La obligación de la facturación electrónica debería de ser una oportunidad para los empresarios y no un problema, ya que sus ventajas son enormes. Una vez de tener que implementarlo para la facturación con la administración, también se debería de aprovechar este método para la facturación privada. Desarrollos y aplicaciones: la factura negociable La factura negociable es un instrumento financiero ideal para las empresas que necesitan liquidez. Es la tercera copia de una factura y en el caso de las facturas electrónicas, se convierten en negociables al ser registradas ante una institución de compensaciones y liquidaciones de valores. En algunos países, la facturación electrónica ha evolucionado de la mano de la regulación y está mucho más desarrollada, permitiendo integrar las plataformas de facturación con plataformas de factoring o anticipo de facturas. Si la factura se envía correctamente, solo se necesita el justificante para anticipar el dinero y así financiarse. Además, se podría integrar una plataforma de factoring o anticipo de facturas como Inversa en el sistema de facturación, eliminando intermediarios y agilizando las gestiones. Qué buena idea, ¿verdad? Pues siento deciros que en España aún no sería posible debido a la normativa. En Latinoamérica este asunto está más regulado y desarrollado que aquí, especialmente en Perú, en donde ya está en uso. Desde Inversa esperamos que no tarde mucho en poder implementarse aquí y poder sacarle partido.