La importancia del flujo de caja como herramienta de gestión

El Flujo de Caja o Cash Flow es un informe en el que se visualiza la diferencia entre los cobros y los pagos de una empresa. Es una herramienta imprescindible en cualquier proyecto de inversión, ya que permite acceder de un vistazo a la situación financiera actual, y planificar el corto, medio y largo plazo. Es esencial tener clara la diferencia entre ingresos y gastos y cobros y pagos, así como la importancia de mantener el equilibrio entre empleos y recursos y los tiempos de pago y cobro. Puedes ampliar información sobre el ciclo corto en un artículo anterior a través de este link. Se sabe que “el efectivo es el rey”, pero algunos gestores sin experiencia solo se acuerdan del flujo de caja cuando las reservas de efectivo son bajas. ¡Error! Los problemas con los flujos de caja no solo te impiden cumplir objetivos de crecimiento y compromisos, sino que ponen en riesgo tu proyecto. A pesar de su gravedad, es un problema bastante común. El problema no es recibir un pago, es cuando. Si es irregular, resulta estresante para los gestores, ya que sus consecuencias pueden implicar retrasos en los pagos de los salarios y facturas, o incluso estancar el crecimiento al no poder adquirir nuevos clientes. Errores habituales

• No fijan bien el precio del producto o servicio: no calculan bien sus costes (administración, venta…) y el margen de beneficio.
• Priorizan las ventas sobre los cobros.
• No se adaptan a los cambios del mercado.
• No se preocupan de que el pago a los proveedores se coordine con los cobros.
• No tienen protocolos en caso de crisis ni han estudiado soluciones con antelación.

Para evitar esta experiencia, conviene anticiparse a los hechos y planificar las finanzas de la empresa con anterioridad.

Consejos iniciales

Busca financiación antes de necesitarla

Si te pasas la mayoría del tiempo en tu trabajo intentando hacer coincidir pagos salientes con pagos entrantes, difícilmente te quedará tiempo para dedicar a operaciones comerciales importantes. Tu tiempo es tu recurso más valioso y es mejor invertirlo en el crecimiento y la gestión del negocio que en solucionar una crisis de flujo de caja. Si tienes suficiente capital de trabajo para hacerse cargo de las desigualdades del flujo de caja, te concentrarás en otras prioridades, independientemente del tamaño de la empresa. Además, al estar preparado con antelación, podrás negociar desde una posición muy diferente. Comprar un producto financiero durante una crisis o cuando la empresa está en una situación vulnerable no suele salir bien, ya que algunos prestamistas aprovechan este tipo de situaciones para ofrecer términos confusos o contratos con tarifas ocultas. Es importante dedicar tiempo a la investigación de un producto financiero que satisfaga las necesidades de tu empresa, leyendo la letra pequeña para que el coste de la financiación no suba exponencialmente sin esperarlo.

Considera el ROI (Return on Investment) del financiamiento, no solo los costes

El financiamiento es casi siempre una mejor alternativa que retrasar el pago de salarios o rechazar negocios. Aplica la siguiente fórmula a cada una de tus alternativas y así te será mucho más fácil tomar una decisión.

ROI = (Beneficio – Inversión) / Inversión

Planifica con antelación de manera proactiva investigando las diferentes opciones y considerando el ROI

¿Cómo conseguir una gestión efectiva del flujo de caja?

Debes asegurarte de que la empresa cuente con políticas capaces de gestionar los procesos de pago, asegurando los recursos necesarios y aprovechando la tesorería disponible. De esta manera, podrás aprovechar el capital durante más tiempo y quizás financiarte parcialmente con el dinero retenido de los proveedores. Mejora el control financiero de tu empresa con los siguientes consejos, al mismo tiempo que beneficias la relación con los proveedores:

Reduce gastos innecesarios

Identifica y analiza los gastos de la empresa con detalle: encontrarás algunos de los que podrás prescindir o reducir.

Optimiza tus pagos

• Escoge un día fijo al mes para realizar los pagos:
  • Será más fácil controlar que los fondos disponibles son suficientes para atender los compromisos.
  • Teniendo en cuenta esta fecha, es decir, controlar el periodo medio de cobro de tus clientes, facilitará la negociación del periodo de pago a tus proveedores.

Aunque conviene retrasar los pagos de facturas al máximo para conseguir más días de financiación de los proveedores, es importante establecer una relación de confianza. Al principio de la relación comercial, probablemente tengas que adaptarte a un plazo que no te conviene mucho, pero conforme vas demostrando la seriedad de tu negocio, podrás ir incrementando estos plazos.

• Evita el pago al contado: puede generar tensiones de tesorería, a no ser que tengas una buena compensación a cambio.
• Paga en la fecha límite: aprovecha el tiempo que te dan tus proveedores para pagar, pero sin exceder la fecha establecida. De este modo, contarás con más tiempo para conseguir el dinero necesario. No se deben de aplazar pagos habitualmente, solo como excepción, ya que necesitas la confianza de tu proveedor.

Ofrece descuentos a tus proveedores y aprovecha los que te ofrecen los tuyos para incrementar la rentabilidad

• Es común ofrecer un descuento de un 2 % aproximadamente a los proveedores si pagan las facturas antes de su fecha de vencimiento. No todos lo aprovecharán, pero al menos algunos pagarán mucho más rápido. Aun así, tendrán ellos el control de tu flujo de caja, lo que es una desventaja
• Aprovecha los descuentos por pronto pago que te ofrecen tus proveedores de confianza. Aunque acabemos de aconsejar retrasar en la medida de lo posible el pago de facturas, si se dispone de fondos suficientes, conviene aprovechar el descuento por pronto pago para así aumentar la rentabilidad sin ningún riesgo.

Para llegar a acuerdos óptimos es imprescindible la negociación, desarrollando una relación de confianza y franqueza con los proveedores y clientes.

Recuerda que aunque tu objetivo es aumentar los tiempos de pago, los proveedores tienen como objetivo reducirlo.

Contrata productos financieros: el factoring, el confirming o una línea de crédito te podrán sacar de muchos apuros

- Línea de crédito: Es una fuente de efectivo o colchón financiero que está disponible para cuando se necesite, como puede ser una caída en el flujo de caja o una oportunidad de expansión. - Factoring: El factoring es un servicio de financiación en el que una empresa cede sus facturas y/o pagarés a otra empresa que gestiona su cobro y anticipa su importe. Generalmente es más económico que una línea de crédito. El crowdfactoring es un factoring colectivo, a lo que nos dedicamos en Inversa. En vez de ser un banco el que adelanta las facturas y gestiona el cobro, la gestión la hace Inversa, pero quien adelanta el importe de las facturas son los inversores, que se llevan una rentabilidad a cambio, sin pagar ningún tipo de comisión. - Confirming: Es un servicio de financiero de gestión de pagos a proveedores con la posibilidad de adelanto del cobro. Se puede utilizar aunque se pronostiquen tensiones en tesorería, ofrece garantías de cobro, y es útil para ajustar plazos y así mantener buenas relaciones con proveedores importantes. Puedes ampliar información sobre la financiación de facturas en este artículo, ya que existen diferentes métodos: no es lo mismo el factoring, que el anticipio de facturas y el descuento comercial.  Para terminar, debemos de recordar lo importante que es analizar detalladamente el coste de las diferentes opciones a valorar, así como los costes de oportunidad o el coste de no tomar ninguna medida. Además, reiteramos que este estudio se debería de llevar a cabo antes de afrontar una crisis o cualquier percance en tesorería. Así evitaremos costes ocultos, problemas con la letra pequeña o contratos con vencimientos más largos de lo que buscábamos en principio. Te pueden interesar los siguientes artículos relacionados:

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